Scrivere una lettera può voler dire molte cose. Una missiva informale sarà totalmente diversa da una formale. Al tempo stesso, una lettera di ringraziamento avrà un tono diverso da una di dimissioni. Imparare come scrivere una lettera, anche riuscendo ad adattare il proprio stile alla destinazione che avrà, è molto importante. Questo sia che tu la scriva per te stesso, sia che tu lavori come copywriter impegnato nella redazione di testi per clienti. Ecco una serie di consigli molto utili che ti semplificheranno il compito e ti daranno la sicurezza di aver scritto una lettera perfetta.
Come scrivere una lettera: valuta il destinatario
Se la tua necessità è di scrivere una lettera, suddividiamo subito il lavoro in due macro aree distinte: una lettera formale rispetto a una informale. Scrivere a un amico, a un parente o dichiarare il proprio amore è un gesto bellissimo e sempre apprezzato. In questo caso potresti valutare la possibilità di scrivere la tua lettera a mano. Cerca di curare la calligrafia ma, anche se non è proprio perfetta, l’impegno e il tempo che dedicherai alla scrittura del tuo messaggio gli doneranno un valore infinitamente maggiore.
Scriviamo una lettera informale
Per una lettera informale, ovvero una lettera inviata a una persona con cui hai già confidenza, non esistono regole ben specifiche. Parla di quello che senti nel cuore ed esprimi i tuoi sentimenti con sincerità. Sono di certo migliori le frasi non proprio perfette o corrette, rispetto a un impersonale elenco di citazioni o aforismi ripresi in giro sul web. Non c’è bisogno di essere un bravo scrittore: basta ascoltare le emozioni che provi e metterci un pizzico di fantasia.
Se vuoi curare la forma e fare qualcosa di ancora più originale puoi cercare una bella carta da lettere adatta all’occasione. Per una lettera d’amore è indicata una carta con decorazioni romantiche, magari dei cuori. Se, invece, scrivi a un tuo amico potresti cercare qualcosa di simpatico, che lo faccia sorridere.
Come abbiamo detto, scrivere una lettera informale non richiede una struttura particolare, ma puoi decidere di sfruttare lo schema classico utilizzato anche nei documenti ufficiali e sulle carte intestate, così che appaia ancora più curata.
Scrivi il nome del mittente in basso in alto a sinistra mentre un po’ più in basso, a destra, indica luogo e data e, sotto, il destinatario. Dopo aver scritto il contenuto, utilizza un breve saluto, ad esempio “con affetto” o “un abbraccio” e la tua firma, che apporrai in basso a destra.
Una lettera scritta a mano può essere consegnata direttamente al destinatario o, se vuoi sfruttare l’effetto sorpresa, puoi affidarti al servizio postale. Al giorno d’oggi non capita spesso di ricevere una lettera per posta scritta a mano da una persona cara. L’emozione sarà assicurata.
La scrittura di una lettera formale
Una lettera formale, al contrario, dovrà essere un documento scritto con molta attenzione alla forma e al contenuto. Soprattutto se si tratta di incombenze burocratiche, è importante stare attenti a non fare errori. In questo caso è sicuramente da preferire una lettera scritta in formato digitale inviata tramite mail, PEC o come classica raccomandata postale.
Per i vari tipi di comunicazione è generalmente facile trovare online diversi fac simile ed esempi già in formato Word precompilati, da modificare con i propri dati, che semplificano di molto il lavoro di scrittura. Che tu debba mandare una comunicazione in Comune, comunicare le tue dimissioni al datore di lavoro o inviare la disdetta di un contratto telefonico, la struttura della lettera dovrà adattarsi ad alcune regole generali. Vediamole insieme.
In una lettera formale devi sempre inserire il mittente, includendo tutti i tuoi dati, indirizzo e contatti, in alto a sinistra. Sulla destra, appena sotto, indicherai luogo e data oltre al nome del destinatario. Se il destinatario è un’azienda scrivi la ragione sociale della stessa.
Oggetto e contenuto: chiarezza e sintesi
Devi, a questo punto, scrivere l’oggetto della lettera, in modo da chiarire subito di cosa si tratta. Usa una breve frase per indicare l’oggetto, con tutti i riferimenti necessari per identificare la tua missiva: numero di pratica, il tuo codice fiscale oppure il numero di contratto, solo per fare alcuni esempi.
Una volta compilate queste parti, puoi procedere a sviluppare il corpo vero e proprio della mail o del messaggio. La prima parte è l’incipit ovvero l’apertura della lettera. Inizia la comunicazione con un saluto: ad esempio, “Egregio dott.” oppure “Spettabile ditta”, o ancora “Gentilissimo signore”. Se la tua lettera fa riferimento a una pratica o una precedente conversazione, fai sempre seguire una delle seguenti formule:
- Come da accordi Le scrivo per;
- In risposta alla Sua richiesta Le invio;
- In riferimento alla pratica numero, Le scrivo.
Altrimenti va benissimo “Con la presente Le scrivo per” elaborando di seguito il resto della comunicazione.
Il segreto per una buona lettera formale? Sintesi e chiarezza. Inutile fare troppi giri di parole: usa frasi corte ed esponi il contenuto nel modo più breve ed esaustivo possibile. Ricorda che hai a che fare con persone impegnate, che avranno molte altre lettere da leggere oltre alla tua: non complicargli la vita, soprattutto se speri di ottenere una risposta in tempi brevi.
Come concludere una lettera
Anche la conclusione, se stiamo parlando di un documento formale, ha le sue regole. Lo spazio in basso a sinistra è dedicato al saluto. Alcune formule di largo uso da sfruttare sono:
- Distinti saluti;
- Cordiali saluti;
- In attesa di un Suo gradito riscontro, Le porgo i miei più cordiali saluti;
- L’occasione mi è gradita per porgerLe distinti saluti.
La lettera si conclude con la tua firma, in basso a destra.
Come vedi, la struttura di una lettera è abbastanza rigida, ma è anche piuttosto semplice adattarla ai vari contesti. Per qualsiasi necessità, affidati al nostro servizio di correzione di bozze. Saremo lieti di assisterti nella redazione e nelle correzioni dei tuoi testi e delle tue bozze, anche in caso di importanti email o lettere.
